Software Selection: come scegliere il software più adatto alle proprie esigenze

Riprendo un articolo da organizzazioneaziendale.net http://www.organizzazioneaziendale.net/software-selection/51 sul tema della Software Selection degli ERP. 

Credo che sia un contributo molto utile per le imprese, in particolare le PMI,  che vogliono cambiare il proprio gestionale.

"Per scegliere un ERP o una applicazione verticale è importante definire chiaramente i requisiti prima di avviare il processo di selezione, tecnicamente detto “software selection“.

Di fronte alla volontà di informatizzare un processo, di sostituire l’ERP esistente o di introdurre una applicazione verticale, la strada più semplice e battuta è quella di contattare diversi potenziali fornitori (software house o loro partner) e valutarne offerta. Spesso la scelta dei potenziali fornitori si basa su diversi parametri: prodotti offerti, referenze fornite da contatti di fiducia, vicinanza territoriale etc.

Contattati i fornitori, si svolgono dimostrazioni per valutare i prodotti (spesso più di una per ogni fornitore), si cerca di apprezzare la serietà e la solidità del fornitore e si analizzano le offerte economiche. Segue, di solito, una “scrematura” iniziale e poi una fase negoziale con i candidati rimasti, fino al perfezionamento del contratto di fornitura.

I passaggi che (in estrema sintesi) ho appena descritto sono sensati, anzi necessari, ed in termini tecnici prendono il nome di “software selection”.

Non notate però l’assenza di un passaggio fondamentale?

Acquistare un software (per citarne solo alcuni: una Business Intelligence, un MES, un PDM, fino ad un ERP completo) non è come acquistare un manufatto o un servizio di sorveglianza notturna. In molti casi, acquistare un software significa portare in azienda un “pacchetto” che avrà un largo impatto sull’operatività dell’area in cui verrà introdotto. Nella maggior parte dei casi il software condizionerà il processo, cioè il modo di lavorare, non senza effetti indesiderati. Riportiamo solo alcune delle lamentele tipiche:

• il software “non fa quello che volevamo”
• il software “è rigido e ci condiziona”
• il fornitore “aveva promesso cose diverse”, oppure “non ci supporta adeguatamente”
• “lo abbiamo usato per un po’, poi lo abbiamo abbandonato”

Approfondendone le cause, si nota che molti progetti di implementazione, anche decisamente costosi, falliscono o centrano solo parzialmente l’obiettivo a causa della mancanza di una attenta fase preliminare di definizione di quali siano realmente, e dettagliatamente, le esigenze dell’azienda.

Questo è il “passaggio fondamentale” cui accennavamo prima: non si può acquistare un mix complesso di prodotto e servizi senza una chiara definizione delle esigenze a cui si vuole dare risposta:

• qual è l’obiettivo del progetto di informatizzazione?
• quali processi coinvolge e come si svolgono questi processi?
• quali funzionalità sono necessarie?
• come dovranno svolgersi i flussi informativi?
• quali sono gli attori coinvolti ed i loro ruoli?
• come si dovrà interfacciare ed integrare con gli altri sistemi informativi?

In pratica si tratta di definire una specifica funzionale completa ed esaustiva. Questa attività è un passaggio fondamentale del processo di software selection. La specifica funzionale deve essere necessariamente inviata ai potenziali fornitori ancor prima di organizzare una dimostrazione, in modo da condividere fin dall’inizio i requisiti a cui il fornitore dovrà rispondere ed ottenere una dimostrazione mirata. La specifica servirà da punto di riferimento per la negoziazione, e con eventuali correzioni sarà parte integrante del contratto di fornitura.

L’esperienza insegna che la redazione di una specifica soddisfacente deve essere svolta da una figura o da un team che abbia competenze non solo tecniche ma anche organizzative, e che sia investito di una missione specifica. Inoltre, questa attività è tipicamente time consuming e mal si concilia con le mansioni quotidiane del personale.

E’ quindi una scelta sensata ricorrere ad un supporto esterno che affianchi l’azienda nel scegliere il fornitore giusto e nel definire correttamente il contratto. Il consulente può anche occuparsi di seguire l’avanzamento del progetto di implementazione e di tenere monitorato il fornitore rispetto agli obiettivi. Tutto questo va svolto in costante allineamento e collaborazione con le figure aziendali di riferimento (Direzione, Responsabile CED, Process owners e Key users).

Per concludere, la differenza non è segnata da quale prodotto acquistiamo, ma dacome acquistiamo e facciamo configurare il prodotto sulla base delle nostre precise esigenze. Talvolta, a seguito di una valutazione attenta, risulta preferibile acquistare un prodotto meno “blasonato” (e quindi meno costoso), ma facilmente configurabile e personalizzabile, e attraverso un fornitore affidabile e ben allineato sugli obiettivi.

Come quando acquistiamo un vestito costoso, possiamo avere risultati deludenti, se la taglia non è quella giusta o se il sarto non ha capito il lavoro da fare. Dobbiamo avere ben chiaro, e comunicare bene, il risultato che vogliamo ottenere."

Il Social Network di SAP: Wikisap

Il nuovo Social Network ideato da SAP e dedicato ai temi dell'innovazione si chiama http://www.wikisap.it/

Wikisap, come tutti i social network, intende creare un'intelligenza collettiva che raccolga esperienze, teorie e opinioni delle persone che operano nelle aziende con i sistemi informativi e gestionali.

Con articoli, notizie, video e podcast SAP si inserisce nel mondo 'Wiki' per diffondere la cultura dell'innovazione tecnologica in Italia, con il contributo degli utenti nel determinare l'importanza degli argomenti trattati.

L'utilizzo della piattaforma Wikisap, per la condivisione culturale di argomenti specifici come quelli legati ai sistemi gestionali, permetterà a studenti e addetti delle imprese di consultare un canale formativo e informativo molto efficace e sicuramente aggiornato.

Telecom Italia presenta il nuovo Data Center di Firenze

Ho partecipato oggi alla conferenza 'Le infrastrutture ICT in Toscana' organizzato da Telecom Italia, che con l'occasione ha presentato il nuovo Data Center di Firenze e i servizi ad esso connessi.

Il convegno si è infatti soffermato sulla scelta di Telecom Italia di investire in Toscana, come in altre regioni, per supportare lo sviluppo imprenditoriale e competitivo delle PMI con nuove infrastrutture e servizi.

L'apertura di questi nuovi Data Center di Telecom Italia sarà un importante opportunità per le imprese della Toscana perchè avranno a disposizione un solido partner tecnologico per la gestione delle soluzioni informatiche in outsourcing.

La scelta di Telecom è stata infatti quella di non ridurre ai soli Data Center l'offerta per le imprese, ma di estenderla anche al progetto PMI Net Evolution http://www.pminetevolution.telecomitalia.it/ che prevede la fornitura di servizi evolutivi, con la la logica di migliorare la capacità competitiva delle PMI pur contenendo gli investimenti sulle infrastrutture e il know-how.

I servizi già disponibili sui Data Center Telecom, sono secondo me molto interessanti perchè prevedono per le imprese, anche le più piccole, di dotarsi di strumenti come l'archiviazione documentale o il CRM, senza dover acquistare prodotti hardware e software, ma solo attivando un canone di utilizzo misurabile sulle reali esigenze.

In questi Data Center le aziende potranno anche 'spostare' i propri applicativi gestionali e i relativi database, evitando così di investire continuamentente sulla struttura informatica non più aggiornata, orientando i propri sviluppi tecnologici su nuovi software applicativi e sulla maggiore sicurezza dei dati.

Credo fortemente che lo sviluppo gestionale e organizzativo delle imprese sia sempre più connesso anche alle infrastrutture che vengono messe a disposizione dal mercato. In questo senso mi sento di dire che Telecom Italia abbia intrapreso una strada evolutiva e tecnologica che per l'offerta rivolta alle imprese, si differenzia sostanzialmente dai suoi diretti competitor.

Imprese per l'Innovazione, una bella idea da Confindustria

E' stato pubblicato da qualche giorno il sito relativo al Progetto "Imprese per l'Innovazione" di Confindustria http://ixi.confindustria.it/ che intende diffondere una maggiore cultura dell'Innovazione, soprattutto nelle PMI.

Con questo progetto, denominato in modo abbreviato "I x I", le imprese potranno accedere ad un 'portale' informativo e formativo sull'innovazione, confrontando anche esperienze di altre aziende sui temi della gestione e sulle soluzioni organizzative più opportune per rafforzare la propria competitività nazionale e internazionale.

Un elemento fondamentale del progetto è quello di fornire sul sito web il confronto di più esperienze aziendali, nella gestione dell'innovazione tecnologica, per permettere a tutte le imprese un aggiornamento costante sugli sviluppi informatici e la loro applicazione. Infatti con documenti scaricabili nell'area 'Toolkit dell'Innovazione' possono essere valutati gli strumenti necessari per l'evoluzione dell' Impresa, soprattutto in ambito gestionale.

Un'altro aspetto interessante di questo nuovo supporto alle imprese, messo a disposizione da Confindustria, sarà quello di organizzare workshop e seminari dove parteciperanno testimonial del mondo imprenditoriale ed esperti di formazione sull'uso efficiente delle tecnologie digitali in azienda.

Mi auguro, come appasionato di tecnologie per l'impresa, che sopratutto le piccole aziende condividano questo importante progetto, nell'ottica di una maggiore crescita della competitività nazionale, che solo l'attenzione alle nuove formule organizzative e tecnologiche può accelerare.

RFID e Gestionale, un'accoppiata vincente

Che cos'è la tecnologia RFID ?

La tecnologia RFID (Radio Frequency Identification) rappresenta una valida alternativa ai codici a barre. Il vantaggio dei sistemi RFID stà nel fatto che non richiedono il contatto diretto o la scansione manuale su un lettore.

Un sistema RFID è costituito da tre componenti: un'antenna e un ricevitore che solitamente sono integrati in un lettore (o pistola) e un Tag (o trasponder) che come un'etichetta può essere collocata su qualsiasi oggetto.

L'antenna del lettore utilizza le onde di radiofrequenza per trasmettere un segnale al Tag. Quando viene attivato, il Tag trasmette tutte le informazioni all'antenna.

La particolarità del Tag RFID è quella di poter contenere molte più informazioni di un'etichetta barcode e le soluzioni applicative non saranno più rivolte solo alla logistica, ma avranno un raggio di azione molto più ampio.

Infatti sebbene ancora in fasi piuttosto precoci di adozione e distribuzione, i sistemi RFID si rivelano già estremamente promettenti per retailer, produttori, aziende di logistica, organizzazioni sanitarie e nuovi settori di applicazione che non avremmo mai pensato.

Per rendersi conto della potenzialità delle soluzioni RFID vi consiglio di visitare il sito http://www.rfiditalia.com/ dove si può trovare la documentazione di Case History e alcune idee di applicazione di questo nuovo strumento tecnologico.

Dal punto di vista gestionale, la tecnologia RFID permette la memorizzazione sul Tag di molte più informazioni rispetto al codice barcode e questo consentirà ai sistemi informativi aziendali di ottimizzare e ampliare l'analisi degli oggetti venduti o presenti in magazzino. Queste analisi consentiranno alle organizzazioni di ridurre le incertezze correlate alle attività di inventario, aumentare l'efficienza nella logistica, sfruttare al meglio le risorse aziendali e soprattutto ottimizzare i servizi per la clientela.

Sul piano temporale il barcode non sparirà in poco tempo, anzi c'è chi sostiene che la tecnologia RFID e barcode debbano in alcuni casi coesistere perchè hanno funzioni diverse, ma ritengo che visti i vantaggi dell'RFID le imprese debbano quanto prima valutare dei progetti in merito che permetteranno un'evoluzione sostanziale dei loro sistemi informativi.

Un mediatore per le soluzioni gestionali nelle PMI

Mi chiedono spesso quali possono essere i metodi di scelta delle soluzioni gestionali per le PMI, vista la costante evoluzione dei sistemi informativi e un mercato che offre tante alternative ma dove non è semplice, per gli imprenditori, conoscere la soluzione più adatta alla propria azienda.

La risposta che ormai da qualche anno ritengo sia la migliore, è quella di farsi aiutare da un 'mediatore' di soluzioni gestionali che aiuti l'impresa nella scelta di progetti informatici, con una visione globale sull'intero sistema informativo che l'azienda vuole ottenere.

Questa figura di 'mediatore' può essere rappresentata sia da consulenti informatici che da aziende partner, ma in entrambi i casi il punto fondamentale per le scelte che l'imprenditore dovrà affrontare, sarà quello di ricevere dal consulente delle proposte legate al raggiungimento di obiettivi tangibili.

Per essere sicuri che questi obiettivi vengano raggiunti oggi è possibile per le PMI investire su dei Temporary Manager che sono dei manager 'a tempo' specializzati in varie aree aziendali, fra cui la gestione dei Sistemi Informativi. Queste figure si fanno carico della gestione informatica dell'azienda, affiancando l'imprenditore e sollevandolo dal peso dell'operatività, per tutto il percorso di innovazione ovvero dalla scelta delle soluzioni più adeguate fino alla messa in funzione del progetto.

In questo modo l'azienda che si accinge a fare un investimento informatico, non è costretta ad affidarsi esclusivamente a proposte che gli vengono sottoposte dai vari fornitori, ma avrà a disposizione una figura esperta che gestirà le relazioni fra la direzione aziendale e le imprese fornitrici.

Il successo di un progetto informatico si raggiunge spesso nella situazione dove esiste un direttore dei lavori, come nei cantieri edili, dove la costruzione dell'edificio è fatta da tante persone, ma ne esiste una che coordina tutte le attività fino alla conclusione del progetto.

Per l'impresa l'investimento di un Temporary Manager viene quindi ripagato dall'attuazione in tempi certi del progetto con la soddisfazione di poterne sfruttare i suoi benefici ed essere sicuramente più competitivi sul mercato.

Cambiare nelle PMI per Crescere

Negli ultimi anni mi sono convinto sempre più della seguente affermazione:
Sono sempre più numerosi i casi di successo delle PMI che stanno al passo con le nuove tecnologie e scommettono sul cambiamento in ambito ICT.

Dall'analisi di Idc sugli IT Manager Italiani, apparsa su 01net. www.01net.it, è stato evidenziato che nonostante le imprese mostrino sempre più attenzione ai costi generali e in particolare a quelli legati all'infrastruttura tecnologica, rispetto al passato si cercano di liberare risorse da investire in progetti innovativi.
In questa ricerca è interessante vedere che la seconda priorità citata dai Responsabili dei Sistemi Informativi, sia appunto lo sviluppo di nuovi prodotti/servizi.
In questo contesto mi fà piacere notare che, riguardo ai sistemi gestionali, il 37,8% del campione di indagine stia investendo su soluzioni ERP e un 4,5% abbia previsto di investire a breve.
L'introduzione di un gestionale innovativo, per un impresa che cambia, può essere l'opportunità di rilanciare il proprio business e al tempo stesso innalzare l'efficenza complessiva di tutti i reparti aziendali.
Dalle mie esperienze dirette, il cambiamento del gestionale ha richiesto sempre, alle imprese, uno sforzo iniziale (da organizzare al meglio) ma ha contribuito in tutte le occasioni ad una maggiore soddisfazione dei risultati ottenuti, sentendosi più competitivi sul mercato e in linea con le aspettative dei clienti.
Ovviamente le priorità di investimento non si limitano solo al cambio del gestionale e devono orientarsi anche sull'infrastruttura tecnologica e soprattutto sui servizi a valore aggiunto come la consulenza organizzativa e di progetto.

Il consiglio che mi sento di dare è quello che le imprese italiane vedano sempre più i cambiamenti e le evoluzioni informatiche con il coraggio con cui sviluppano i propri prodotti, che ci consente in molti casi di essere conosciuti in tutto il mondo.